La dématérialisation de documents est un projet qui est intéressant pour toutes les entreprises. Elle offre de très nombreux avantages non négligeables et permet également d’avancer de manière optimale dans l’activité professionnelle des sociétés. Il est également important de savoir que cette dématérialisation peut faire gagner du temps et surtout réduire considérablement les dépenses de votre entreprise. Pour pouvoir réussir cette étape, il convient de suivre des étapes indispensables et incontournables comme l’utilisation de la signature numérique.
Les paragraphes ci-dessous vous permettent de prendre connaissance des conseils à suivre pour une dématérialisation de documents réussie.
Obtenir un certificat numérique
La première étape que vous devez suivre pour optimiser la dématérialisation de documents est l’obtention du certificat électronique. Cette étape peut se faire avec l’aide d’une autorité de certification compétente et de confiance. Cette dernière peut être privée ou gouvernementale et détient la capacité de vérifier l’authenticité d’une signature numérique.
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Le certificat numérique se décline sous différents types. Vous pouvez alors choisir celui qui est adapté aux besoins de votre entreprise et de votre activité professionnelle. Le choix de l’autorité de certification doit se faire avec une grande réflexion. Cela s’explique par le fait que le certificat numérique que vous obtenez doit contenir des informations très importantes comme votre nom ou le nom de votre entreprise ou encore les dates de validité du certificat. Les données qui y sont mentionnées sont alors sensibles, ce qui vous pousse à devoir trouver une entité fiable pouvant vous aider à protéger ces dernières.
Il est également important de savoir que l’autorité de certification que vous choisissez doit pouvoir effectuer une vérification de l’authenticité de votre identité dans le cadre de la création de signature numérique.
Créer et émettre une signature numérique
Après avoir obtenu le certificat numérique, vous pouvez créer votre signature électronique. Cette dernière vous permet, non seulement, de pouvoir gagner du temps dans la signature des différents documents que vous recevez ou que vous devez envoyer, mais aussi de réduire de manière considérable vos dépenses régulières. Cela s’explique par le fait que vous n’avez plus à acheter des papiers et de l’encre pour l’imprimante. Grâce à la signature numérique, vous pouvez, tout simplement, recevoir ou mettre en place le document, le signer avec la souris de votre ordinateur ou une tablette spécifique, et l’envoyer à son destinataire. Cela permet à votre société d’augmenter la productivité et surtout le chiffre d’affaires.
La signature numérique est également indispensable pour ceux qui ne souhaitent pas trouver un moyen pratique pour stocker les documents essentiels. Cela dit, vous pouvez laisser vos documents, quel que soit leur type, sur votre PC et donc de manière numérique. Cela vous aide également à disposer d’une solution qui est à la fois fiable et donc sécurisée.
La dématérialisation de documents est donc une étape indispensable pour avancer de manière optimale dans une activité professionnelle. Vous pouvez toutefois devoir obtenir un certificat numérique et créer une signature électronique.
