La saisie de données ou saisie informatique est une mission essentielle dans les entreprises. Elle consiste à intégrer toutes les informations inscrites dans des documents via des ordinateurs à partir de logiciels spécifiques. Les données saisies sont généralement stockées sur un serveur local ou dans des espaces Cloud. Par ailleurs, la saisie de données est considérée comme chronophage et fastidieuse. C’est pourquoi la plupart des entreprises optent souvent pour son externalisation. Quels sont les principaux atouts de cette solution et quels sont les critères pour choisir le prestataire idéal ?
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Les avantages de collaborer avec un professionnel pour la saisie de données
Aujourd’hui, la concurrence est rude dans tous les domaines d’activité. Les sociétés sont contraintes de tout faire pour atteindre leurs objectifs et rester dans la course. Elles doivent se focaliser davantage sur des activités à plus de valeur ajoutée. Mais les tâches secondaires comme la saisie de données restent chronophages. Ainsi, elles délèguent cette mission à des professionnels du métier. Il faut dire que cette option d’externalisation procure de nombreux avantages dont voici les principaux.
Des prestations de haut niveau
La saisie de données nécessite l’usage d’équipements technologiques. Un prestataire proposant un service en saisie de données en dispose déjà pour mener à bien les missions. Il est souvent constitué de plusieurs opérateurs de saisie compétents qui ont la capacité de traiter les données même les plus complexes tout en respectant les consignes des sociétés clientes.
Éviter de recruter
Pour les grands groupes qui manipulent un volume important de données, il leur faudra plusieurs opérateurs de saisie pour réaliser les tâches en interne. De ce fait, ils doivent recruter un personnel supplémentaire pour être engagés à réaliser cette mission. Là encore, le recrutement s’avère être une étape chronophage avec le choix des candidats, la préparation des offres, les entretiens, les formations, les démarches administratives diverses…
Se focaliser sur les activités à plus de valeur ajoutée
Les entreprises doivent établir des stratégies performantes pour pérenniser leur business. Cela demande déjà beaucoup d’efforts et du temps. Malgré leur importance, les tâches secondaires comme le service de la saisie de données peuvent être déléguées afin de se concentrer plus sur les missions les plus primordiales au développement de l’entreprise. Les confier en interne est une perte de temps pour les collaborateurs. Ils risquent d’avoir une surcharge de travail en réalisant en parallèlement la saisie de données.
Faire des économies avec l’externalisation
Il est bien possible d’établir un pôle dédié à la saisie de données en interne. Cependant, cette option peut être coûteuse. En plus du recrutement, elle demande l’achat d’outils et de logiciels puissants sans oublier les frais divers pour les nouveaux employés recrutés. Autant confier la saisie de données à une agence spécialisée pour réduire les dépenses. D’autant plus qu’on retrouve des offres abordables dans le domaine. Les tarifs sont fixés au préalable en fonction du volume de travail réalisé.
Quels sont les critères pour choisir le meilleur prestataire ?
Les offres de collaboration sont nombreuses sur le marché en matière de saisie de données. Or, toutes les propositions ne se valent pas. De ce fait, il est vivement conseillé de trier les candidats pour trouver celui qui sera le plus adapté. Généralement, plusieurs critères doivent être analysés avant de signer un contrat.
Vérifier les compétences du prestataire
Un bon prestataire doit disposer de connaissances et de l’expérience pour réaliser cette mission. Il sera habituellement amené à saisir une grande variété de données. Aucune erreur n’est tolérée dans le domaine. Ainsi, il faudra évaluer le prestataire à travers un test préalable pour mieux connaître ses capacités. En réalité, il doit être capable d’utiliser les matériels de bureau essentiels comme les ordinateurs et logiciels de saisie. Il doit maîtriser la langue de travail. Il doit aussi respecter les consignes et surtout les délais convenus. En plus de cela, il doit avoir le sens de l’organisation, du détail et de la précision.
Analyser les détails des prestations
En général, un prestataire sérieux doit proposer dès le premier contact ses prestations. Certes, il est souvent engagé à effectuer la saisie de données de tous types de documents. Mais en plus de cela, il peut aussi prendre en charge d’autres tâches comme la mise à jour des bases de données ou la compilation d’informations. Il en est de même pour la numérisation de documents, l’impression de fichiers, la rédaction et l’envoi de courriers…